Online-Plenum bei TRINK–GENOSSE

Digital—Genosse

Trink–Genosse hat es sich von Anfang an zur Aufgabe gemacht, die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern auch online möglich zu machen. Diese Aufgabe nehmen wir sehr ernst, damit sich auch Menschen, die nicht vor Ort sein können, an der Ausgestaltung des Projektes beteiligen können.

Was bisher geschah…

Seit April 2019 nutzen wir für den digitalen Chat des Messengers Riot, der als ständiger Kanal das Plenum ergänzt. Einzelne AG und Gremien nutzen den Messenger für ihren direkten Austausch. 

Unsere Projektorganisation machen wir über verschiedene Boards in Trello, damit wir die vielfältigen Aufgaben und Themen nicht aus dem Blick verlieren. Darüber hinaus experimentieren wir mit verschiedenen Online-Tools.

Und jetzt wird’s ernst

In dieser neuen Situation werden wir nun einen Schritt weiter gehen und unsere regelmäßigen Plenen bis auf Weiteres komplett digital abhalten. Und zwar in unserer virtuellen Bar. Welche digitalen Werkzeuge sich für uns am besten eignen, werden wir gemeinsam in den nächsten Wochen lernen — und das Gelernte gerne mit euch teilen.

Die Termine findest du hier und in unserem Programmplan. Wir treffen uns im Hauptraum der virtuellen Bar.

Die Arbeit und Zusammenarbeit am Computer erscheint nicht immer so produktiv und effizient. Unabhängig davon, welche Video-Calls oder Whiteboard-Tools wir nutzen, gibt es auch ein paar ganz einfache Tipps für die persönliche Vorbereitung. Diese tragen dazu bei, dass unsere Online-Plenen ein voller Erfolg werden.

Solche Praktiken sollen uns dabei unterstützen, auch in der digitalen Landschaft eine lebendige, wertschätzende und gelingende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Und ja, diese Erfahrungswerte nutzen wir auch in jeder anderen Online-Kommunikation.

Organisatorisches vor dem digitalen Plenum

Rollen

Jede Person leistet im Kreis einen Beitrag, indem er*sie phasenweise die Moderation, das Protokoll, die Rolle des Timekeepers, Pausenbeauftragten oder Technik-Helfers übernimmt. So ist jede einzelne Person mitverantwortlich für die Qualität des Plenums („a leader in every chair”). Das gilt für unser digitales Plenum genauso wie für unsere analogen Treffen.

  • Bevor das Plenum beginnt, wird der*die Moderator*in bestimmt. Manchmal hat sich bereits im Vorfeld jemand dazu bereiterklärt. Die Moderation wechselt, jede*r hat die Möglichkeit, sich in dieser Rolle auszuprobieren.
  • Eine wichtige Rolle im Plenum ist der Timekeeper. Er*sie trägt die Verantwortung dafür, dass die Zeitfenster eingehalten werden und unterstützt die Moderation, indem sie die Zeit stoppt und Signale gibt, wenn es so weit ist, zum nächsten Agendapunkt überzugehen.
  • Pausen sind wichtig. Daher gibt es bei uns eine*n Pausenbeauftragte*n / Achtgeber*in, der*die die Aufgabe hat, die Stimmung in der Gruppe aufmerksam zu beobachten und bei Bedarf der Moderation ein Zeichen zu geben, dass es an der Zeit ist, eine Pause zu machen. Neben dem Pausenbeauftragte*n / Achtgeber*in hat natürlich auch jede*r Teilnehmer*in das Recht, eine Pause einzufordern.
  • Als nächstes wird jemand gesucht, der*die das Protokoll führt. Jedes Plenum wird protokolliert, damit auch diejenigen, die nicht anwesend sind, eine Möglichkeit haben, sich auf dem Laufenden zu halten. Außerdem werden im Protokoll Ergebnisse, wichtige Argumente und vergebene Aufgaben festgehalten. Das Protokoll wird im Trello-Board veröffentlicht.
  • Damit konkrete Aufgaben nicht im Protokoll versinken, gibt es eine*n Trello-Beauftragte*n, der*die während des Plenums Karten in Trello anlegt und den entsprechenden Personen zuweist.
  • 15 Minuten vor jedem Online-Plenum (18:45) hast du die Möglichkeit, dir bei der*dem Technik-Helfer*in Unterstützung zu holen. So kannst du deine technischen Fragen und Hindernisse vorab klären, um mit vollem Einsatz ins Plenum zu starten.

Digitales Whiteboard

Damit alle die Agenda sehen können, haben wir das digitale Whiteboard Miro getestet. Hier kannst du einen Blick darauf werfen.

Miro

Dort kann man digitale Klebezettel an einem Board verschieben. Da wir sonst unsere Agenda mit Post Its an einer Wandfläche oder Fenster bauen, ist das für uns eine ideale Lösung. In der kostenlosen Basisversion lassen sich drei Boards erstellen. Das reicht für den Einstieg.

Das Board wird zu Beginn des Plenums mit den Teilnehmer*innen geteilt, die direkt am Board mitarbeiten wollen. 

Da Jitsi sehr langsam wird, wenn bei geteiltem Bildschirm in Miro gezoomt wird, sollte der Link zum Miro-Board an alle geteilt werden. So kann jede*r Miro in einem separaten Tab öffnen.

Persönliche Vorbereitungen vor dem Online Plenum

Was kann ICH beitragen, damit das Online-Plenum ein voller Erfolg wird?

Zeit

Wenn du das Plenum das erste Mal besuchen willst, plane ausreichend Zeit ein. Wir empfehlen 30 Minuten vorher – oder schon mal einen kurzen Test am Vortag. Digitale Systeme funktionieren erfahrungsgemäß immer, außer wenn man es eilig hat 😉

Software

Videocall

Teste vor dem Plenum, ob du mit dem Zugangslink ins System kommst. Eventuell musst du dir die entsprechende Software herunterladen und installieren (falls Jitsi nicht funktioniert und wir auf Zoom ausweichen). Es kann sein, dass du dir einen Account anlegen musst. Oft kann es auch sein, dass du gebeten wirst, einen anderen Browser zu nutzen. Viele Web-Funktionen benötigen Chrome, den Browser von Google.

Wir testen die Open-Source-Software jitsi. Dafür benötigst du den Chrome Browser und ggf. eine Erweiterung für die Bildschirm-Teilen-Funktion. Bei unseren Tests haben Videocalls mit Tablets oder Smartphones nur eingeschränkt funktioniert. Solltest du Probleme haben, dass andere dich nicht hören oder sehen können, könnte es daran liegen.

Erläuterung Jitsi

Whiteboard

Wenn du am Whiteboard mitarbeiten möchtest, registriere dich mit deiner Mailadresse kostenlos bei Miro.

Technik-Check

  1. Verwende (wenn möglich) ein Headset und überprüfe deine Audio-Einstellungen. Bei Online-Meetings gibt es unangenehme Störgeräusche, wenn auch nur eine Person die akustische Brücke vom Lautsprecher zum Mikrofon zulässt. Da kann ein Headset Abhilfe schaffen. Wenn Du noch kein Headset hast: Investiere in ein gutes Headset, Du wirst es in den nächsten Wochen oft brauchen.
  2. Mach die Kamera an und finde einen guten Platz mit ausreichend Licht! Gib anderen die Chance, dich besser zu verstehen und trau‘ dich, die Kamera anzumachen. Es lohnt sich, denn Gestik und Mimik machen schon 55 Prozent der Kommunikation aus, 26 Prozent entfallen auf die Stimme und 19 Prozent auf den fachlichen Inhalt.
  3. Überprüfe deine Internetverbindung. Eine stabile Internetverbindung sorgt für eine gute Gesprächsqualität und für ein gutes Gefühl. In manchen Wohnungen ist es hilfreich, sich ganz altmodisch über das Ethernet-Kabel anzuschließen, oft ist die Verbindung dann stabiler.
  4. Verwende deinen Klarnamen, so weiß jede*r, mit wem er*sie es zu tun hat (Änderung über die Einstellungen rechts, erster Punkt).
  5. Schließe alle unnötigen Programme auf deinem Rechner. So hat dein Rechner die nötigen Kapazitäten für den Videoanruf. Achte vor allem darauf, Programme zu schließen, die störende Benachrichtigungen senden und dich und andere ablenken könnten (Messenger, Kalender- und Mailprogramme).
  6. Reduziere die Videoqualität in den Qualitätseinstellungen auf niedrige Qualität.
Einstellungen Jitsi

Themen

Wie immer sammeln wir die Themen vorab in Trello und zu Beginn des Plenums in Miro. 

Während des Plenums

  1. Stelle dein Mikrofon auf Stumm, während du nicht redest. So werden Umgebungs- und Hintergrundgeräusche reduziert.
  2. Melde Wortbeiträge über die Funktion “Hand heben” an. In Jitsi gibt es die Funktion “Hand heben”, die du beim ersten Klick aktivierst und mit einem weiteren Klick deaktivierst. Schreibe ansonsten einen kurzen Kommentar in den Chat, dass du etwas zum Thema beitragen möchtest. Die*Der Moderator*in wird dich dann anmoderieren, wenn du an der Reihe bist. Die Redereihenfolge wird per Chat bekannt gegeben.
  3. Mach deutlich, dass dein Redebeitrag zu Ende ist. Damit weiß die*der Moderator*in, wen er*sie als nächsten drannehmen kann. Z.B.: „Ich bin fertig.“
  4. Digitales Redeobjekt: Wenn jede*r in der Runde etwas zu dem Thema beitragen soll (z.B. bei Check-Ins oder Stimmungsbildern), nenne wenn du fertig bist die Person, die als nächste dran ist. So vermeiden wir überflüssige Pausen und gleichzeitige Wortbeiträge.

Und nun viel Spaß bei unserem Online-Plenum.

Erstes digitales Plenum

Erkenntnisse nach dem ersten digitalen Plenum

  • Wenn in analogen Treffen eine gute und disziplinierte Gesprächs- und Diskussionskultur aufgebaut wurde, fällt der Transfer ins Digitale leicht.
  • Jitsi stemmt eine Videokonferenz mit 16-18 Teilnehmer:innen ohne große Probleme.
  • Tablets und Smartphones funktionieren zum Teil eingeschränkt mit Jitsi.
  • Manchmal verbrauchen andere Online-Tools viel Leistung. Schließe alle Browser-Tabs, die du nicht brauchst.
  • Die Videoqualität kann man problemlos auf niedrige Qualität einstellen für Gruppencalls.
  • Wenn du in Jitsi Probleme mit Ton oder Bild hast, hilft es oft, den Chat zu verlassen und neu zu betreten.
  • Eine Moderation ist in großen Runden unabdingbar.
  • Es tut vielen unglaublich gut, sich in Zeiten sozialer Distanz zumindest virtuell mit Menschen zu treffen und sich auszutauschen. Daher werden wir das wöchentliche Plenum beibehalten und zusätzliche digitale Treffpunkte schaffen.

Wie es weiter geht

Wir bauen an einer digitalen Abbildung unserer Bar. Bis dahin sind alle eingeladen, sich hier zu treffen. Abends zwischen 19 und 21 Uhr ist meist jemand da. Manchmal auch zwischendrin. Schaut einfach mal vorbei!

Wir sammeln weiterhin Tools und Plattformen, die die digitale Zusammenarbeit unterstützen können. Wer noch auf der Suche nach den passenden Remote-Werkzeugen ist oder etwas beitragen möchte, schaut mal hier in unsere Tabelle.